Tagarchief: AFK

-Tweejarige subsidie Amateurkunst: deadline 15 nov. 17 uur

Onder grote belangstelling van Amsterdamse amateurgezelschappen heeft het AFK op 4 oktober in het Lloyd Hotel de Regeling tweejarige subsidies Amateurkunst gepresenteerd. Deze nieuwe regeling vervangt de voormalige regeling Waarderingsubsidies Amateurkunst.

Een van de veranderingen is de manier waarop het totale beschikbare budget voor deze regeling onder de aanvragers wordt verdeeld. Zo zijn de categorieën waarbinnen een aanvraag kan worden gedaan vereenvoudigd en is er goed gekeken naar de verdeling over de verschillende disciplines. Ook is de doelgroep van de regeling aangescherpt. Zo is het voor koepel-organisaties en buitenschoolse cultuureducatie-aanbieders niet meer mogelijk aan te vragen binnen de nieuwe amateurregeling. Wel kunnen laatstgenoemde groepen een aanvraag doen voor respectievelijk projectsubsidies dan wel de overige meerjarige subsidies van het AFK.

Voor de periode 2017-2018 kan tot dinsdag 15 november 2016 17:00 uur een aanvraag worden ingediend. Vóór 15 februari 2017 worden de besluiten bekend gemaakt. Bekijk hier de Regeling tweejarige subsidies Amateurkunst.

Meer informatie

Meer informatie over de Regeling tweejarige subsidies Amateurkunst, voorwaarden en procedure is te vinden in de regeling. Mocht u daarnaast nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met stafmedewerker Laura van Oord of teammedewerker cultuureducatie, letteren en amateurkunst Nienke Gademan.

- Verslag bijeenkomst AFK over de waarderingssubsidie op 16 september 2015

Het AFK organiseerde op 16 september een bijeenkomst over de Waarderingssubsidies Amateurkunst. De ruim 50 aanwezigen ontvingen een verslag van die bijeenkomst van het AFK. Wie niet aanwezig was kan dit verslag hier vinden.

Tijdens de bijeenkomst is ook een powerpoint presentatie gegeven, die o.a. de uitkomsten van een enquete onder Amsterdamse amateurkunstenaars een weergeeft.  Lees verder

Financiën

 

 

1. Begroten

Welke kosten verwacht je te maken bij het realiseren van jouw project? En hoe denk je deze kosten te gaan dekken? Ook subsidiegevers willen dit van je weten.

In een begroting geef je een overzicht van de verwachte uitgaven en in een dekkingsplan zet je de verwachte inkomsten – waarmee je de kosten dekt – op een rij. Bij de eindafrekening, na afloop van het project, maak je duidelijk wat de werkelijke uitgaven en inkomsten zijn geweest.

Een paar punten zijn belangrijk als je een begroting opstelt.

– Maak een realistische inschatting van de kosten en inkomsten. Baseer je op ervaring met eerdere projecten, op offertes en op adviezen van derden.

– Probeer je bij het dekkingsplan te richten op verschillende inkomstenbronnen. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan subsidies, maar ook aan sponsors of aan inkomsten uit de verkoop van het programmaboekje.

– Vermeld netto- en brutobedragen en btw (6% en 21%) apart. Sommige subsidiënten gaan uit van brutobedragen, andere van netto. Door een begroting met specificatie van netto-, bruto- en btw bedragen op te stellen, kan je aan beide tegemoetkomen.

– Sla geen enkele kosten- en inkomstenpost over!

– Wees creatief in het beperken van kosten: werk bijvoorbeeld met vrijwilligers.

– Aangezien begrotingen nogal eens bijgesteld moeten worden, is het handig om op iedere versie een datum te vermelden, zodat er geen misverstand over de laatste versie kan ontstaan.

Een begroting kan uit de volgende posten bestaan.

Uitgaven
Honoraria van de acteurs, dansers, een regisseur of dirigent (artistieke medewerkers)
Honoraria van overige betaalde medewerkers, zoals de licht- en/of geluidtechnicus, zakelijk leider, pr-medewerkers, vormgever, kaartverkoper etc.
Vrijwilligersvergoedingen
Vergoedingen voor bijvoorbeeld auteursrecht 
Kosten vergunning(en) voor projecten in de openbare ruimte
Relatiegeschenken, zoals bloemen voor de spelers of wijn voor de chauffeurs         
Materiaal voor decors, kostuums, schilderijen, objecten of instrumenten 
Overhead, voor elk project maak je ook indirecte kosten voor je stichting of vereniging, zoals telefoon-, verzend- en administratiekosten 
Reiskosten
Verblijfkosten
Catering
Huur accommodatie, zoals theaterzaal, expositieruimte, muziekpodium, dansstudio of website   
Huur faciliteiten, zoals repetitieruimte of atelierruimte 
Publiciteit (exclusief de mankrachtkosten)
TOTAAL UITGAVEN (EXCL & INCL BTW)

 

Inkomsten
Subsidies 
Sponsors / crowdfunding
Contributie van leden
Giften, bijvoorbeeld van vrienden-van-de vereniging of stichting
Commerciële activiteiten, zoals baromzet of opbrengst verkoop programmaboekjes
Eigen bijdrage
Entreegeld
TOTAAL INKOMSTEN (EXCL & INCL BTW)

Een fonds als het AFK werkt met formulieren waarop de posten van de begroting zijn aangegeven. Als je van te voren weet dat je bij het AFK een subsidie gaat aanvragen, kan je het beste de posten van dat formulier aanhouden.

Als je de begrote uitgaven en inkomsten tegenover elkaar zet, zijn beide bedragen in het ideale geval gelijk aan elkaar. Meestal is dit in een eerste opzet van je begroting niet het geval en moet je dus kijken welke bedragen je kan aanpassen om de begroting sluitend te maken. Houdt er rekening mee dat subsidies in veel gevallen aan een maximumbedrag gebonden zijn en je dat bedrag vaak niet volledig krijgt. Heb je het maximale bedrag wel opgenomen in je begroting aan de inkomstenkant, maar niet volledig gekregen, dan heb je dus een tekort op je begroting. Dit betekent dat je moet snoeien in je kosten, of extra geld moet genereren aan de inkomstenkant. Om niet voor onaangename situaties te komen te staan, is het belangrijk dat je tijdig – in ieder geval voor aanvang van het project en voordat je afspraken hebt gemaakt over bijvoorbeeld honoraria –  inzicht hebt in de te verwachten inkomsten uit subsidie, sponsoring, contributie,  giften en eigen bijdrage. Regel deze zaken dus ruim voor aanvang van het project! Entreegeld en de opbrengsten van commerciële activiteiten zullen onzeker blijven totdat het project is volbracht.

Als je subsidie aanvraagt, word je meestal verzocht in een toelichting op je begroting uit te leggen hoe je tot bepaalde bedragen gekomen bent. Licht bijvoorbeeld toe op basis van hoeveel uren het honorarium van de regisseur of dirigent is vastgesteld, op hoeveel repetitiedagen je de kosten van de repetitieruimte baseert, op hoeveel publiek je rekent en wat de kosten van een kaartje zijn.

Houd je financiële administratie goed bij en pas je begroting aan als het nodig is! Bewaar alle offertes, bonnen en contracten. Veel subsidiënten vragen bij de eindafrekening om de originele bonnen. Realiseer je bovendien dat subsidiënten vaak een voorschot geven op het toegekende bedrag en het resterende bedrag pas betalen na goedkeuring van je eindafrekening. Dit is van belang voor de afspraken die je maakt over het tijdstip waarop je medewerkers of andere betrokkenen zal betalen.

Na afloop van het project maak je het uiteindelijke overzicht van uitgaven en inkomsten en licht je de bedragen toe. Als er grote verschillen zijn tussen de begroting die je bij een subsidiënt bij je subsidie aanvraag hebt ingediend en je eindafrekening, moet je daar een zo duidelijk en overtuigend mogelijke verklaring voor geven.

 

 

2. Subsidieregelingen

De gemeente Amsterdam heeft drie belangrijke subsidieregelingen voor projecten door en/of met niet-beroepsmatige kunstenaars.

De regeling Cultuurparticipatie 

De regeling Cultuurparticpatie wordt uitgevoerd door het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK).Deze regeling is bedoeld voor projecten en programma’s die zich primair richten op cultuurparticipatie of actieve deelname aan kunst en cultuur en niet binnenschools plaatsvinden. Dit kan onder meer door projecten en programma’s die zich richten op amateurkunst, die het draagvlak voor cultuur verbreden en die zich richten op talentontwikkeling. Kijk hier voor de volledige inhoud van deze regeling.

AFK spreekuur

Aanvragers (professionele en amateurkunstenaars) die nog nooit eerder een bijdrage van het AFK hebben ontvangen, kunnen zich aanmelden voor het AFK spreekuur. Het spreekuur geldt voor projecten waarbij de totale begroting niet meer dan € 10.000,- bedraagt en de gevraagde bijdrage aan het fonds maximaal € 5.000,- is. Het spreekuur geldt niet voor programma’s en aanvragen voor een ontwikkelbudget. Het spreekuur is er voor alle disciplines. Klik hier voor de voorwaarden en de procedure.

Voor informatie over het AFK, zie www.afk.nl

De waarderingssubsidie

Als je financiële steun nodig hebt voor de dekking van basiskosten – zoals zaalhuur, artistieke begeleiding of de aanschaf van instrumenten en nietvooreenproject – kun je een Waarderingssubsidie aanvragen bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van de gemeente Amsterdam. Je kunt in elke discipline een aanvraag indienen. Het hangt van de discipline af hoeveel geld er beschikbaar is en wat het minimum aantal deelnemers moet zijn om in aanmerking te komen voor de waarderingssubsidie. Kijk voor meer informatie op http://www.amsterdam.nl/kunst-cultuur-sport/kunst-cultuurbeleid/overzicht/amateurkunst/

LET OP: De eerstvolgende deadline voor het aanvragen van een waarderingssubsidie is 1 november 2014!

Behalve bij bovengenoemde instellingen kan je ook terecht bij diverse particuliere fondsen. Deze hebben elk hun eigen doelstelling, dus hangt het maar net van je project af of je voor een subsidie uit hun fonds in aanmerking komt. Lees de criteria daarom goed voordat je begint met het opstellen van een aanvraag! Op de website van de Vereniging van Fondsen in Nederland (FIN) vind je links naar verschillende particuliere fondsen. Ook geeft FIN jaarlijks het FondsenBoek en de FondsenDisk uit, waar honderden fondsen in worden genoemd en toegelicht. Je kunt in het boek en op de cd-rom zoeken op naam, rubriek en trefwoord. Het Fondsenboek en de disk zijn in de meeste boekhandels te koop. Ze worden ieder jaar vernieuwd. Om kosten te sparen, kan je het boek in de OBA raadplegen.

 

 

3. Tips voor het aanvragen van subsidie

De meeste fondsen hebben een standaardaanvraagformulier dat je van hun website kunt downloaden. Elke aanvraag is anders, maar er zijn algemene tips die je kunnen helpen.

–  Lees de voorwaarden van de subsidieregeling voordat je aan je aanvraag begint. Als je aarzelt of de regeling bij jouw project past, neem dan contact op met de subsidieverstrekker. Als de mogelijkheid bestaat om een vooraanvraag in te dienen, doe dat! Een projectmedewerker kijkt dan of je project binnen de beleidskaders van het fonds past. Dit kan je veel werk en teleurstelling besparen.

– Zorg dat je aanvraag goed in elkaar zit en duidelijke informatie geeft over wat je precies gaat doen, hoe je dit gaat aanpakken en waarom je dit project wilt uitvoeren.

– Maak in je aanvraag concreet welke resultaten je met jouw project gaat halen. Hoeveel mensen wil je precies bereiken in welke doelgroep? Hoeveel voorstellingen wil je spelen? Hoeveel recensies verwacht je te krijgen? Wat kunnen, weten of denken mensen precies als ze jouw kunstproject ervaren hebben? Bekijk de resultaten ook op langere termijn. Heeft je project alleen effect op één vluchtig moment, of zorg je dat het effect duurzamer is? Komt er bijvoorbeeld iets op papier of komt er nog een vervolg? beschrijf een en ander zo zorgvuldig (en bondig!) mogelijk.

– Maak duidelijk wat de financiële positie van je instelling is en stuur kopieën van officiële documenten, zoals jaarrekeningen en statuten, van jouw stichting of vereniging mee met je aanvraag. Zorg voor een realistische begroting en een haalbaar dekkingsplan.

– Presenteer je project passend en aantrekkelijk. Nummer bijvoorbeeld de pagina’s en de bijlagen, zorg dat je jezelf niet herhaalt, voeg een aanbiedingsbrief bij, maak een overzichtelijke begroting.

– Dien je complete aanvraag op tijd in.  Heb je op alle vragen duidelijk en volledig antwoord gegeven? En heb je alle bijlagen toegevoegd? Vergeet ook niet de contactgegevens te vermelden, zodat een fonds je kan bereiken als er nog vragen zijn.

– Als zich, nadat je je aanvraag hebt ingediend, veranderingen voordoen die van invloed zijn op je project, stel subsidiegevers daarvan dan op de hoogte.

– Houd je financiële administratie goed bij.

– Schrijf na afloop een inhoudelijk verslag, waarin je vertelt hoe het project uiteindelijk geworden is, wat de resultaten waren. wat goed ging en wat beter kon?

En vergeet niet dat SAKA je graag helpt bij het schrijven van een projectplan en het opstellen van een subsidieverzoek.

 

4. Belastingen

Een stichting of vereniging is niet bedoeld om winst te maken. Alles is er bij een stichting of vereniging op gericht een sociaal (cultureel) doel te bereiken. Als er winst gemaakt wordt, moet dit direct ten goede komen aan dit doel. In jouw geval staat de stichting of vereniging in het teken van de kunst die je maakt.

Laat je voorlichten door medewerkers van de Belastingdienst over belastingregels die mogelijk voor jouw stichting of vereniging gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan btw; is jouw stichting of vereniging btw plichtig of niet? Je kan telefonisch contact opnemen via 0800 – 0543 (gratis en bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur).

 

 

5. VAR-verklaring

Zorg dat je een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR-verklaring) en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in bezit hebt van de professionals, bijvoorbeeld een freelance producent, -regisseur of -dirigent, die je inhuurt. Zo’n verklaring maakt aan de Belastingdienst duidelijk dat deze persoon niet bij de stichting of vereniging in dienst is en dat de stichting of vereniging dus geen loonheffingen hoeft in te houden en af te dragen. Dat is dan de verantwoordelijkheid van de freelancer zelf.

6. Vrijwilligersvergoeding

Je mag een vrijwilliger een vergoeding geven voor zijn of haar werkzaamheden. Als het bedrag lager is dan 150 euro per maand en maximaal 1500 euro per kalenderjaar hoeft de vrijwilliger het bedrag dat hij ontvangt niet op te geven bij de Belastingdienst. Een hogere vergoeding moet wél bij de Belastingdienst worden opgegeven als inkomsten. (Als de vergoeding werkelijk gemaakte onkosten dekt, aantoonbaar met door de vrijwilliger betaalde bonnen, dan hoeft een vrijwilliger de vergoeding niet op te geven, ongeacht de hoogte van het bedrag.)

Laat de vrijwilliger bij aanvang van de werkzaamheden een vrijwilligersverklaring ondertekenen en voeg deze samen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij je boekhouding. SAKA kan je op verzoek van een model vrijwilligersverklaring voorzien.